Politique Active de Communication et
Points d'Accès Communautaire

 

 

Présentation de l'action Point d'Accès Communautaire

Le Comité Directeur du programme Teleparc a décidé de proposer à une trentaine de bassin de vie du département du Gers de développer autour d'un consensus local des Points d'Accès Communautaires à Internet et aux  technologies de Communication.

L'originalité de la démarche repose sur la création d'un consensus local seul capable d'élaborer un plan d'action susceptible de valoriser tous patrimoines locaux qu'ils soient sociaux, culturels, économique, etc.

Un Point d'Accès Communautaire c'est un endroit de vie où toutes les populations locales se rencontrent pour :

·        Se rencontrer en s'informant, se formant , discutant autour des nouvelles possibilités de développement local offertes par Internet

·        Créer des contenus multimédia en numérisant  les patrimoines locaux : architecturaux, savoir-faire, archives etc. Il s'agit de valoriser  tous les actifs en leur permettant d'être communiqués sur Internet

·        Préparer des serveurs Internet locaux avec l'appui de la Presse Quotidienne Régionale

Pour éviter la désertification qui nous ai promise par les instituts de démographie il nous faut développer de nouvelles compétences locales qui seules permettront de maintenir et de déployer des services de proximité.

Le consensus des acteurs clés régionaux et départementaux qui a permis la mise en œuvre du programme Teleparc doit maintenant être décliné au niveau local dans tous les bassins de vie de 5000 habitants environ.

Ce guide de préparation d'un projet PAC a été conçu pour vous aider à créer ce consensus local qui nous permettra de vous aider financièrement sur les trois premières années de mise en œuvre de votre Point d'Accès Communautaire. Nous attendons vos projets et sommes prêts à vous aider à le formaliser si vous le souhaitez.

Les membres du Comité directeur du programme Teleparc

Préfecture du Gers, Conseil général du Gers, Conseil Régional Midi-Pyrénées, Inspection académique du Gers, CCI du Gers, Ville d'Auch, Communauté de Communes de Lomagne, MJC d'Auch, CEEI Gers Gascogne, France Télécom, Centre Hospitalier d'Auch.

AU SUJET DU GUIDE

Le présent Guide de préparation des propositions a pour objet d'encourager les collectivités, associations locales à élaborer et à proposer des plans pour l'aménagement  et le maintien d'un Point d'Accès Public à Internet qui les reliera à d'autres collectivités, associations, entreprises et internautes  partout dans le département, la Région Midi-Pyrénées; en France et dans le monde.

Le Programme d'accès communautaire (PAC), est une action du programme Teleparc, à l'exemple du programme de même nom développé par le Gouvernement Fédéral Canadien , finance conjointement avec les collectivités les coûts de démarrage de Points d'Accès Communautaires  à Internet .

Votre ville, groupe, association, …, est invité à présenter une proposition pour établir un Point d'Accès Communautaire dans votre collectivité. Consultez le présent Guide pour vous renseigner sur le PAC et sur les exigences relatives aux sites d'accès public, puis empruntez la marche à suivre pour préparer une proposition en vue d'obtenir du financement. Pour savoir quand et où présenter votre proposition, communiquez avec les responsables du PAC dont les coordonnées figurent à la fin de la présente publication.

Le présent Guide de préparation des propositions s'adresse aux personnes qui présentent une proposition pour un nouveau PAC

Il est recommandé de lire le Guide en entier avant de préparer votre proposition. La sélection des propositions pour le cofinancement se fera par voie de concours, selon un processus reposant sur la valeur intrinsèque de chaque proposition par rapport aux autres propositions et aux critères établis par le PAC. Les propositions répondant aux critères de sélection sont les plus susceptibles de donner lieu à un projet à long terme viable et, par le fait même, les plus susceptibles d'être retenues. Nous vous invitons à faire preuve de créativité et d'originalité, compte tenu des ressources locales, et à mettre au point une vision à  long terme pour en arriver à assurer l'autonomie de votre site ou de votre réseau de sites.

 

Objectifs de l'action PAC

Le Programme d'accès communautaire (PAC) est un programme régional initialisé par le programme Teleparc  visant à aider les populations  de toutes les collectivités rurales à tirer parti des avantages économiques et sociaux qu'offre Internet à l'échelle mondiale.

Les Nouvelles technologies de Communication constituent un « réseau de réseaux » qui englobe des télécommunications, des systèmes informatiques et des systèmes de communications sans fil. On y accède par Internet, réseau informatique d'envergure mondiale reliant de nombreux réseaux informatiques plus petits.

Directement inspiré du Programme d'Accès Communautaire du gouvernement fédéral  canadien, ce programme adapté au cas du Gers et des autres départements ruraux de Midi-Pyrénées est présenté à la Commission Européenne pour obtenir des financements dans le cadre du plan d'action Teleparc. Il implique la Région Midi-Pyrénées,  Le Comité Directeur et le Comité de Pilotage du programme Teleparc, les groupes communautaires locaux et le secteur privé afin d'encourager les collectivités à établir des points d'accès communautaire.

Le Programme a pour but de faire du Gers et des autres départements ruraux français, des régions branchées en permettant à toutes leurs population d'avoir accès à Internet  dans les meilleurs délais.

Un Point d'Accès Communautaire à un prix abordable leur permettra d'acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour accéder par voie électronique à des services et à des programmes qui amélioreront le bien-être économique et social des populations rurales isolées.

Les objectifs connexes du Programme sont les suivants :

·         sensibiliser le public aux possibilités et aux avantages liés à l'utilisation des technologies de l'information et des services connexes;

·         aider les citoyens à être mieux renseignés grâce à l'échange d'idées et d'informations;

·         encadrer les particuliers dans l'utilisation des services offerts grâce aux technologies de l'information;

·         favoriser la prestation en direct des programmes  des services de l'Etat et des services publics et des collectivités territoriales (les téléprocédures)

·         favoriser des activités commerciales comme le commerce électronique;

·         relier toutes les bibliothèques publiques, espaces culturels, associations

·         de créer des contenus multimédia locaux pour mettre en valeur sur Internet tous les patrimoines du Gers

Les acteurs clés du programme Teleparc lance les  PAC en 1999 dans le but de permettre à 30 regroupement de  collectivités rurales ou éloignées du Gers  comptant environ 5000 habitants d'avoir accès à Internet.  Ce programme est conçu en partenariat avec des acteurs clés comme LA POSTE, France Telecom, LA DEPECHE DU MIDI

 

Points d'Accès Communautaire

Pour encourager les collectivités à créer des points d'accès public et à les prendre en charge, le programme Teleparc , invite les groupes communautaires bénéficiant d'un vaste appui au sein du public (CONSENSUS LOCAL) à présenter une proposition. Des dates d'échéance précises ont été établies pour la réception des propositions. Pour savoir quand et où présenter la vôtre, communiquez avec les responsables de Teleparc dont les coordonnées figurent à la fin de ce dossier.

De manière générale, le PAC doit offrir les services suivants à la collectivité :

·         une page Web pleinement opérationnelle servant de moyen de communications pour la collectivité;

·         des locaux ouverts au moins de 20 à 25 heures par semaine, dont huit heures entre 18 h et 22 h ou la fin de semaine;

·         au moins deux heures par semaine de séances d'initiation à l'intention du grand public;

·         une formation et une supervision assurées par une personne responsable durant les heures d'ouverture.

En outre, les sites d'accès public cofinancés par le PAC doivent respecter les normes de fonctionnement minimales présentées en détail plus loin dans ce dossier.

 

Coopération interdépartementale

La Commission Européenne est convaincue que les habitants des zones rurales pourront tirer parti plus rapidement et plus efficacement des possibilités que leur offre l'économie mondiale du savoir si les autorités locales des départements ruraux enclavés unissent leurs efforts et coordonnent leurs programmes dans le but d'atteindre des objectifs communs. C'est pourquoi elle invite tous les responsables départementaux et territoriaux à conclure ensembles  des ententes pour l'exécution du Programme d'Accès Communautaire. (CONSENSUS LOCAL)

Une présentation de l'action PAC du programme Teleparc  à 14 départements a eu lieu le 22 octobre 1998 au Conseil Régional Midi-Pyrénées. Des discussions doivent s'engager avec les 8 autres régions qui ont des départements ruraux enclavés dans le but de conclure des ententes similaires dans un proche avenir. En vertu des ententes, la Commission Européenne pourra participer à l'accroissement du  nombre du Point d'Accès Communautaire  dans la Région  ou les Départements  visés de manière à élargir l'accès à Internet.

 

Cofinancement accordé par l'action PAC du programme Teleparc

L'action PAC offre une aide pouvant atteindre 150 000 F sur trois ans pour la prise en charge de 50 p. 100 des coûts de démarrage et de fonctionnement d'un point d'accès public. Les coûts admissibles portent sur l'achat de matériel et d'une connexion Internet, la rémunération du personnel et le soutien technique. Les coûts connexes peuvent englober les dépenses concernant la maintenance du matériel, l'aide technique, les appels interurbains, les meubles, les fournitures (par exemple, le papier et les cartouches d'encre), la présence d'un animateur, la location de locaux (pour les réunions, les séances de formation, la promotion et d'autres activités) ainsi que les frais liés à l'administration (notamment pour les assurances, la constitution en société et la comptabilité).

Le cofinancement accordé par le PAC est offert pour chacune des trois premières années de fonctionnement d'un Point d'Accès. Le montant maximal de 150.000 F est réparti sur trois ans comme suit :

·         un maximum de 80 000 F la première année, pour aider à financer les coûts de démarrage;

·         un maximum de 40 000 F la deuxième année;

·         un maximum de 30 000 F la troisième année.

L'accès au cofinancement pour la deuxième et la troisième année n'est pas automatique. Le cofinancement de ces deux années ne doit pas servir simplement à poursuivre l'étape de démarrage, par exemple à acheter du matériel supplémentaire. L'aide financière doit plutôt être affectée à l'établissement et à la mise en œuvre d'un plan en vue du fonctionnement autonome du site.

Seuls les sites répondant à des objectifs de rendement mesurables, présentés par le demandeur dans sa proposition initiale, seront cofinancés la deuxième et la troisième année. À cette fin, les sites seront évalués d'une manière objective et transparente. Au terme de la première et de la deuxième année, chaque site présentera un rapport annuel évaluant les résultats au regard des objectifs de rendement et des jalons précisés dans le contrat. Si le site satisfait aux objectifs de rendement et que le cofinancement servira à rendre le fonctionnement du site autonome, l'aide financière sera accordée pour l'année.

 

Demandeurs admissibles

En règle générale, les demandes sont présentées par un partenariat d'organisations et de groupes clés de la collectivité et témoignent d'un vaste appui dans la collectivité. Différents types d'organisations sont admissibles au cofinancement accordé par le PAC, par exemple :

·         les organismes sans but lucratif, comme les associations, les organisations et les réseaux communautaires, les établissements d'enseignement, les bibliothèques publiques,  les sociétés de développement économique et les clubs philanthropiques;

·         les municipalités.

Comités d'examen de l'action PAC du programme Teleparc

Dans chaque Département, un comité autonome issu du programme Teleparc , fait la sélection des propositions qui seront retenues. Ces comités, communément appelés « comités d'examen du PAC », sont composés de personnes possédant une expérience des affaires publiques , des activités commerciales, du développement social,  des spécialistes d'Internet ou de l'éducation. Chaque comité d'examen du PAC, à l'échelon Régional ou Départemental ou local , est appuyé par un secrétariat administratif, dont le service est généralement assuré par le programme Teleparc. Les rapports émanant du comité d'examen sont rendus publics après que les autorités Régionales ou Départementales ont fait l'annonce des sites retenus.. Le comité d'examen local reflète l'indépendance, la composition et le mandat du consensus Régional et Départemental , qui supervise le fonctionnement des comités locaux en vue d'assurer un processus équitable et uniforme.

Le comité d'examen choisit les propositions par voie d’appels à candidature. Dans le cadre de son mandat, il évalue et classe chaque proposition en fonction de sa valeur intrinsèque. Un contrat de services couvrant la période de trois ans visée par l'aide financière sera offert aux demandeurs retenus, sur la base de leur proposition et de la décision du comité d'examen. Le contrat précisera les objectifs de rendement définitifs établis pou r chaque site.

Le PAC se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute proposition, de limiter la valeur du cofinancement accordé à un site ou à un groupe de sites, de déterminer le nombre de sites qui pourront être financés au sein d'une collectivité et de limiter les montants qui peuvent être attribués dans une collectivité donnée. Pour obtenir de plus amples renseignements ou demander conseil concernant les dates limites de présentation des propositions et les autres exigences du PAC, veuillez communiquer avec les responsables dont les coordonnées figurent à la fin de la présente publication.

Financement

L'action PAC du programme Teleparc financera uniquement les propositions faisant la preuve de la viabilité financière et opérationnelle à long terme du projet. La façon dont le cofinancement de la deuxième et de la troisième années sera employé pour atteindre l'autonomie financière constituera un critère important.

Au moins 50 p. 100 des coûts relatifs à un site devront être assumés par la collectivité. L'apport de cette dernière peut prendre différentes formes :

·         des dons en espèces de particuliers ou d'organisations;

·         des contributions en nature de particuliers ou d'organisations, qui ont habituellement une valeur pécuniaire mesurable, par exemple :

·         des lignes téléphoniques ou des lignes de transmission de données fournies ou installées à titre gracieux;

·         du matériel informatique et des logiciels fournis à titre gracieux;

·         des cours ou des programmes de formation;

·         l'accès à Internet;

·         des locaux;

·         du travail bénévole;

·         les recettes provenant des activités de la première année :

·         des frais de formation minimes et raisonnables;

·         des frais d'adhésion ou d'utilisation;

·         la collecte de fonds.

Normes de fonctionnement minimales

Afin d'assurer un niveau de service minimal dans tout le réseau  des points d'accès communautaire, le programme Teleparc/ PAC a établi des normes de fonctionnement minimales pour les sites qu'il finance. Dans votre proposition, vous devez vous engager à respecter toutes ces normes en plus de tous les autres paramètres que vous aurez établis.

Dans l'ensemble, les sites d'accès public cofinancés par le PAC doivent offrir :

·         l'accès à Internet au moyen d'un navigateur graphique comme Netscape ou Internet Explorer;

·         une connexion Internet d'une largeur de bande suffisante pour que tous les utilisateurs puissent consulter les pages Web d'une manière commode et efficace, de préférence au moyen d'un modem d'une vitesse d'au moins 33600 octets par seconde;

·         la possibilité de transmettre et de recevoir du courrier électronique;

·         la possibilité de créer des pages Web se rapportant à la collectivité;

·         l'accès physique et électronique aux personnes ayant un handicap;

·         des locaux, du matériel et d'autres aménagements permettant d'améliorer les compétences des membres de la collectivité en matière de technologie et d'Internet  et, sauf dans des cas exceptionnels, un minimum de deux à trois ordinateurs reliés en réseau Ethernet

·         une imprimante, qui pourra faire l'objet de frais d'utilisation pour couvrir le coût du papier, de l'encre, etc.;

·         l'accès sur place à une aide technique, qui pourra être assurée par des bénévoles, des fournisseurs commerciaux de services Internet ou d'autres intervenants;

·         des applications logicielles pour Internet, notamment des logiciels permettant aux utilisateurs de lire le courrier électronique,  d'utiliser un lecteur audio-vidéo ,

·         de 20 à 25 heures de fonctionnement par semaine au minimum, dont au moins huit heures entre 18 h et 22 h ou la fin de semaine;

·         une politique d'utilisation clairement définie et acceptable

.

Les sites multiples aménagés dans le département doivent :

·         être reliés sur le site central du  serveur Teleparc (http://www.teleparc.net )

·         respecter différentes exigences relatives au serveur :

·         un serveur Web pouvant héberger des pages Web sur tous les sites cofinancés par le PAC dans la région visée;

·         un serveur de courrier électronique SMTP et des dispositions pour un serveur de listes de diffusion;

·         un serveur FTP anonyme;

·         permettre l'expansion du serveur pour l'utilisation de nouvelles technologies telles que la vidéoconférence à mesure que cette technologies évoluera

·         La page d'accueil des sites Web doit afficher un message indiquant que le site est le fruit d'un partenariat avec le programme Teleparc

PLANIFICATION D'UN POINT D'ACCÈS COMMUNAUTAIRE

Pour examiner et évaluer votre proposition, les comités d'examen du PAC s'appuieront sur l'information que vous aurez fournie. Vous avez donc tout intérêt à lire attentivement le présent Guide afin de bien tenir compte de tous les critères et de toutes les suggestions permettant d'assurer le succès d'un Point d'Accès Communautaire.

Comité directeur

L'élaboration d'une stratégie globale visant à offrir l'accès public à l'ensemble de la collectivité implique un vaste appui de la collectivité ainsi que la participation active et la collaboration de divers groupes et organisations.

Vous pouvez susciter la formation d'un comité directeur composé de personnes et d'organisations intéressées, lequel contribuera à préparer une proposition en vue du cofinancement d'un Point d'Accès Communautaire. Ce comité directeur pourrait regrouper, par exemple :

·         des conseillers techniques, qui peuvent donner des conseils concernant l'utilisation du matériel informatique et des logiciels;

·         des représentants des entreprises  qui peuvent mettre à contribution leurs compétences en finances et en gestion, et susciter l'intérêt et le soutien du milieu des affaires à l'égard du projet;

·         des fournisseurs de service Internet ou des entreprises de télécommunications, qui s'avèrent de précieux partenaires puisqu'ils peuvent offrir des conseils techniques, un appui ainsi qu'un contenu local et contribuer à faire en sorte que les sites d'accès public offrent à la collectivité des services complémentaires, plutôt que concurrentiels;

·         des représentants des bibliothèques et des établissements d'enseignement, qui peuvent fournir des locaux et du matériel pour l'accès à Internet ainsi que du personnel pour conseiller les utilisateurs concernant l'utilisation des technologies de l'information et les services offerts sur Internet;

·         des représentants des organismes communautaires, qui possèdent une expérience de la promotion et de la collecte de fonds;

·         des représentants des administrations locales et régionales, qui peuvent assurer un leadership auprès de la population et fournir une contribution en nature ou un appui financier.

Pour préparer une proposition susceptible d'être retenue, le comité directeur qui veut créer un point d'accès communautaire ou un réseau de points d'accès communautaire doit trouver des collaborateurs et établir de solides partenariats. Par exemple, vous pouvez recruter dans la collectivité des personnes compétentes pour prendre en charge les aspects techniques, financiers et administratifs du site. Votre comité directeur devra établir un cadre de travail et une structure permettant au site de fonctionner d'une manière ciblée, intégrée et coordonnée.

Les comités directeurs efficaces sont souvent dirigés par un ou des chefs de file possédant les compétences, la crédibilité et la motivation nécessaires pour obtenir la collaboration de groupes et d'organisations clés de la collectivité dans la poursuite d'un objectif. Il peut s'agir, par exemple, d'un responsable d'Association  ou de l'administration municipale, ou encore d'un leader reconnu de la collectivité, au sein du secteur privé ou public.

En règle générale, le chef de file est une personne active au sein de la collectivité, qui est en rapport avec les personnes influentes du milieu.

Il peut être avantageux d'avoir recours à une organisation locale existante, par exemple l'administration municipale, pour regrouper les principaux intervenants, établir le plan stratégique et préparer la proposition. Cette organisation doit bénéficier d'un vaste appui dans la collectivité et de la crédibilité nécessaire pour mener à bien cette mission. Il est toujours risqué de remettre le projet entre les mains d'une ou de deux personnes seulement, dont la démission inopinée pourrait compromettre le succès du projet.

S'il n'existe aucune organisation susceptible de remplir ce rôle, il faudrait peut-être songer à mettre sur pied un comité de planification de l'accès communautaire. Dès l'acceptation de votre proposition par le PAC , le cas échéant, celui-ci pourrait se constituer en association sans but lucratif

Une association sans but lucratif enregistré, déjà existante ou créée pour les besoins de la cause, peut assurer le leadership et l'infrastructure administrative nécessaires à la création et au fonctionnement d'un point  d'accès public. Un tel organisme permet en outre de faciliter les transactions financières et autres avec l'action  PAC et de susciter une plus grande confiance de la part des investisseurs, des partenaires et des donateurs éventuels. Il peut aider à mieux cibler l'appui de la collectivité et pourra rendre compte des résultats à cette dernière.

Tâches du comité directeur

Le comité directeur peut assumer différentes tâches dans la préparation de la proposition de votre collectivité :

·         cerner les divers besoins de la collectivité en fonction de ses caractéristiques géographiques, de son profil culturel, ou d'autres caractéristiques particulières;

·         veiller à ce que toutes les catégories  de la population aient la possibilité de participer activement à la préparation et à l'appui de la proposition;

·         avoir recours à un processus de consultation et de développement transparent qui bénéficie d'un vaste appui au sein de la collectivité;

·         élaborer une stratégie globale et un plan détaillé pour offrir l'accès à Internet à l'ensemble de la population et assurer des services propres à garantir qu'elle acquerra des compétences dans l'utilisation des technologies de l'information et des communications;

·         conclure des partenariats et obtenir de la collectivité du financement et d'autres formes d'appui;

·         préparer, au nom de la collectivité dans son ensemble, une proposition pour le PAC en vue de l'établissement d'un site Internet

Le temps et les efforts requis pour préparer une proposition pour le PAC varieront en fonction de la taille et de la diversité de la collectivité, et de la disponibilité des ressources communautaires locales. Quoi qu'il en soit , le comité directeur doit mettre en place un mécanisme de planification fiable et efficace qui reçoive un solide appui de la collectivité et incite les autres intervenants à participer à la planification, au démarrage et au fonctionnement de votre point  d'accès public.

En vue d'une association fructueuse, le comité directeur devrait en outre amener les partenaires à adopter un cadre de fonctionnement interne prévoyant, entre autres, un mécanisme de règlement des différends.

Commercialisation, promotion et communications

Après avoir consulté les représentants du PAC, les responsables sont tenus de faire connaître l'existence des sites d'accès communautaire et leurs réalisations au moyen de matériel de promotion et d'activités de communication, notamment en faisant une inauguration officielle et en prenant d'autres initiatives de commercialisation et de promotion, où ils souligneront le soutien offert par la Commission Européenne et le Conseil Régional , le Conseil Général et autres partenaires s'il y a lieu..

Vérification et évaluation

Les points d'accès communautaire peuvent faire l'objet de vérifications et d'évaluations au hasard. Les représentants du PAC et les membres du Comité d'examen peuvent visiter certains sites pour voir comment se déroulent les choses et donner des conseils et de l'aide. Dans le cadre du contrat du PAC, les candidats doivent évaluer eux-mêmes le site selon les lignes directrices établies. Les vérifications et les évaluations peuvent porter à la fois sur les aspects financiers et opérationnels.

Cession des biens à la fermeture d'un site

Il faut prévoir des dispositions en vue de la cession des éléments d'actif en cas de fermeture d'un site. En règle générale, la charte ou les statuts constitutifs d'une association sans but lucratif renferment des dispositions à cet égard.

Le PAC a pour politique d'assurer que tout bien acquis grâce au cofinancement du projet continue de servir à l'accès public. Dans l'éventualité de la fermeture d'un site, la politique du Programme exige que les biens soient donnés à une école publique, à une bibliothèque ou à un autre organisme sans but lucratif dont le rôle consiste notamment à favoriser l'accès public.

PRÉPARATION DE LA PROPOSITION

La qualité et le contenu de votre proposition détermineront si elle sera retenue au terme du processus de sélection par voie d’appel à candidature. Il vous incombe de faire la preuve, dans la proposition, que votre collectivité a la vision et le leadership ainsi que les ressources techniques, humaines et financières nécessaires à l'établissement et au maintien efficace d'un site d'accès public ou d 'un réseau de points d'accès communautaires.

De façon générale, la proposition doit :

·         faire état d'un solide partenariat avec des organisations et des groupes clés de la collectivité;

·         montrer comment elle répondra aux besoins de la collectivité;

·         présenter en détail l'infrastructure technique et l'équipement déjà en place ou à acquérir

·         déterminer les ressources humaines nécessaires, compte tenu des exigences techniques et administratives, pour aider les clients à acquérir des compétences dans l'utilisation d'Internet et susciter la participation de s jeunes;

·         faire la preuve de la viabilité financière du site et montrer comment il sera maintenu lorsque le cofinancement offert par le PAC prendra fin;

·         préciser les résultats économiques et sociaux à atteindre et les mesures de rendement qui seront utilisées pour en évaluer le succès.

La proposition ne doit pas dépasser 12 pages, sans compter les annexes. Veuillez présenter votre proposition et les annexes en trois exemplaires. Evitez de placer les documents de la proposition dans un relieur à feuilles mobiles ou autre système de reliure. Attachez simplement chaque exemplaire au moyen d'un trombone ou d'une agrafe dans le coin supérieur gauche, car il faudra peut-être en faire des copies supplémentaires au cours du processus d 'examen.

Lettre d'accompagnement (1 page)

La lettre d'accompagnement doit être brève et se trouver sur le dessus de votre proposition. Elle doit porter la signature du ou des représentants autorisés de votre groupe.

Résumé du projet (1 page)

Décrivez brièvement le projet proposé, notamment les objectifs, les services prévus, la clientèle cible et les partenaires clés qui fourniront en permanence un soutien technique et financier. Indiquez clairement les résultats que vous souhaitez obtenir en établissant un point d'accès communautaire dans votre collectivité.

Justification (1 page)

Pour avoir des chances d'être retenue, une proposition ne doit pas se limiter à présenter des faits et des données. Au-delà des détails, la proposition doit également :

·         énoncer clairement les avantages que le site est censé apporter sur le plan du développement économique et social de la collectivité;

·         expliquer de quelle façon les divers éléments de la proposition permettront ensemble d'atteindre les objectifs de rendement et les résultats prévus.

Dans cette section, indiquez que votre groupe est déterminé à maintenir à tout le moins le niveau de services minimal établi par Teleparc pour les points d'accès communautaires. Etablissez quelle est la clientèle d'utilisateurs prévue et expliquez pourquoi votre collectivité a besoin d'un Point d’Accès Communautaire. Vous souhaiterez peut-être décrire les programmes de sensibilisation prévus pour encourager l'ensemble de la collectivité à utiliser le site et assurer son éducation en la matière. Il est recommandé de fournir un profil de votre collectivité décrivant ses caractéristiques démographiques, sa situation en matière d'emploi et de chômage ainsi que les caractéristiques de la population active sur le plan de la formation et des compétences. Indiquez les résultats précis que le site est censé atteindre au chapitre du développement économique et social.

Vous devez en outre indiquer dans quelle mesure les membres de votre collectivité ont présentement accès à Internet. Autant que possible, il faut décrire dans quelle mesure la population a accès à Internet à domicile, à l'école, à la bibliothèque ou au travail. Cette section doit également donner des détails sur les fournisseurs offrant l'accès à Internet, localement ou par une ligne téléphonique interurbaine. Vous devriez également décrire l'infrastructure de télécommunications en place dans votre collectivité, en précisant si vous disposez de la commutation numérique (Numéris)  ou d'un accès à fibres optiques (demander le à France Telecom)

Infrastructure matérielle, technique et humaine (2 pages)

Décrivez dans cette section l'emplacement, le matériel informatique et les logiciels (y compris les normes techniques) et les personnes (y compris les bénévoles) qui seront mis à contribution pour l'établissement de chaque site et la prestation à long terme des services.

Emplacement

À chaque emplacement, les locaux et le matériel doivent répondre aux besoins communautaires décrits dans la proposition. Des emplacements peuvent servir à différentes activités mais, de façon générale, chacun d'eux doit être accessible à tous les membres de la collectivité.

Votre emplacement doit être facilement accessible par le plus grand nombre de personnes possible. Votre proposition doit indiquer :

·         le nom et l'adresse de chaque emplacement;

·         votre intention d'utiliser ou non des salles ou des immeubles distincts pour les séances d'information et l'accès courant des utilisateurs;

·         les jours et les heures d'ouverture proposés pour chaque emplacement;

·         le nombre de postes de travail qui seront mis à la disposition des utilisateurs à chaque emplacement;

·         les outils ou les meubles spéciaux ou adaptés qui seront mis à la disposition des personnes ayant un handicap;

·         les mesures qui seront prises pour rendre chaque emplacement sans danger et accessible en fauteuil roulant;

·         la capacité d'accueil pour les séances d'information et l'accès courant.

Il faut faire état de toute restriction à l'accès où se trouve l'emplacement, qui pourrait s'avérer nécessaire pour la sécurité des personnes et des biens matériels. Il faut fournir un énoncé expliquant en détail la raison d'être de toute restriction ou de tout contrôle proposé.

 

 

Considérations techniques

Il est important de bien choisir l'équipement requis, y compris les logiciels. Dans de nombreux cas, des écoles ou des bibliothèques peuvent mettre de l'équipement à votre disposition, à titre de contribution en nature. Il est également possible que vous ayez à acheter le matériel nécessaire, notamment des ordinateurs, des imprimantes, des modems, des scanners, des serveurs de réseau, des logiciels et des meubles, dans la mesure où les fonds dont vous disposez vous le permettront.

Votre proposition doit décrire les éléments suivants :

·         le matériel informatique précis qui sera utilisé à chaque emplacement (par exemple, deux ordinateur Pentium relié en réseau Ethernet, une imprimante laser, un scanner, un appareil photo numérique, une caméra vidéo…)

·         les logiciels qui seront utilisés à chaque emplacement;

·         les mesures à prendre pour que les personnes ayant un handicap puissent utiliser le matériel informatique et les logiciels à chaque emplacement;

·         les services Internet, par exemple le courrier électronique, le Web, le transfert de fichiers,

·         le type et la vitesse de connexion Internet, par exemple, une connexion directe, l'accès par ligne commutée, un réseau local, fournissez un diagramme illustrant la configuration de la connexion ;

Ressources humaines

Les sites doivent être dotés d'un personnel suffisant pour conseiller les utilisateurs et répondre à leurs besoins. Les bénévoles peuvent apporter une contribution essentielle au succès de votre projet. Ils peuvent agir, par exemple, en qualité de membres du comité directeur, de coordonnateurs, de conseillers techniques, de formateurs, de collecteurs de fonds, de responsables de la publicité et ainsi de suite. Votre proposition doit également indiquer comment vous comptez recruter des bénévoles, assurer leur formation et maintenir leur motivation.

Par ailleurs, vous pourriez envisager de conclure une entente officielle avec des écoles ou des organismes communautaires pour offrir aux jeunes et à d'autres la possibilité de consacrer bénévolement leur temps, leur énergie et leurs talents au site. La plupart des Régions et départements ont mis en place des programmes spéciaux afin de faciliter le recrutement et l'encadrement de jeunes qui aideront les utilisateurs.

Partenariats (1 page)

Une proposition visant à obtenir l'aide financière de l'action  PAC du programme Teleparc doit provenir d'une initiative collective. Les partenariats conclus dans la collectivité sont un élément déterminant du succès de votre proposition et de votre point d'accès communautaire. Décrivez la participation et l'engagement de la collectivité à l'égard du projet. Il pourrait être utile d'établir une distinction entre les différents types de soutien :

·         la coopération, qui suppose l'engagement de travailler ensemble, par exemple en mettant en commun l'information;

·         la collaboration, qui peut amener divers intervenants à travailler ensemble d'une manière plutôt spontanée;

·         les partenariats proprement dits, qui exigent que les organisations engagent des ressources et participent activement au fonctionnement du site.

Des collectivités voisines peuvent conclure des partenariats. Il pourrait s'agir de travailler avec un point  d'accès communautaire d'une autre collectivité, ou de regrouper les ressources de plusieurs collectivités afin de préparer une proposition commune convaincante.

Il faut faire état des dons en espèces et des contributions en nature provenant de particuliers, d'entreprises, d'organismes communautaires et des représentants locaux. Bon nombre de particuliers et d'organisations offriront leur soutien moral, ce qui est important lorsqu'on évalue l'ampleur du soutien de la collectivité.

Toutefois, il est plus important encore de vous assurer de l'appui de véritables partenaires qui apportent un soutien concret en s'engageant à fournir un don en espèces ou une contribution en nature, à travailler bénévolement, à mettre des locaux à votre disposition ou à produire un contenu local.

En annexe à votre proposition, présentez des lettres d'appui émanant de groupes coopérants, de collaborateurs et de partenaires actifs. Vous devriez présenter des documents témoignant de l'intérêt que portent à votre projet les représentants du conseil ou de la commission scolaire ou du conseil d'administration d'une bibliothèque et de toute aide financière de leur part

Par exemple, si des locaux d'un immeuble public sont mis à la disposition du point d'accès communautaire, vous devriez joindre à votre proposition une lettre de l'autorité responsable décrivant en détail la nature et les conditions d'utilisation. Plus vous montrerez que votre projet fait l'objet de contributions réelles, plus votre proposition aura du poids.

Plan budgétaire et financier (2 pages)

Votre proposition doit présenter un plan budgétaire et financier exposant en détail les coûts d'immobilisation et les coûts de fonctionnement ainsi que les sources de revenu pour une période de trois ans. Elle doit décrire les moyens qui seront pris pour assurer l'autonomie financière du site lorsque le cofinancement accordé par l'action  PAC du programme Teleparc prendra fin, au terme de la période de trois ans.

Vous devez faire état du financement à court et à long terme, par exemple, en indiquant :

·         les coûts d'immobilisation prévus (matériel informatique et logiciels, meubles, aménagements pour les personnes ayant un handicap et autres équipements nécessaires);

·         les coûts de fonctionnement courants pour la connexion à Internet et son utilisation, le personnel, la maintenance, les locaux, la publicité, la promotion et l'administration, y compris les frais bancaires, les frais de constitution en société et les honoraires des comptables;

·         les recettes prévues provenant des dons en espèces, de la collecte de fonds, du financement Teleparc/PAC, des frais d'utilisation, etc.;

·         l'existence d'autres programmes publics qui pourraient aider à financer l'accès à Internet au sein de votre organisation;

·         les contributions en nature prévues (heures de bénévolat, services, matériel ou locaux).

Le cofinancement accordé par l'action PAC fait partie des recettes globales du site. C'est pourquoi il peut être affecté aux coûts de démarrage et de fonctionnement nécessaires pour offrir l'accès public au site et aider votre clientèle à utiliser efficacement ses installations et ses services. Votre site doit avoir atteint l'autonomie financière à la fin de sa troisième année de fonctionnement. Votre proposition doit décrire les sources de fonds indépendantes et les montants prévus à cet égard.

Organisation et gestion (2 pages)

Décrivez l'organisme de votre collectivité qui obtiendra et gérera les ressources nécessaires à l'aménagement et au maintien du point d'accès communautaire. Fournissez un plan pour l'établissement de chaque site. Votre proposition doit décrire la façon dont le projet sera géré et préciser qui assurera la gestion des activités à chacun des sites.

Votre proposition doit faire état des éléments suivants concernant l'organisation et la gestion :

·         le mandat, la composition et les activités du comité directeur ou du comité de planification de l'accès communautaire;

·         la structure de l'organisation qui supervisera l'aménagement du site et gérera l'ensemble du projet, y compris les mécanismes de remplacement des membres;

·         le personnel, rémunéré ou non, qui gérera le site;

·         le soutien technique offert pour aider à cerner les besoins techniques, à établir le site et à assurer la maintenance du matériel et des logiciels;

·         votre plan de mise en œuvre, y compris les échéances pour les étapes suivantes :

·         la détermination des besoins en matière de technologie, de connexion et de configuration;

·         l'installation du matériel informatique et des logiciels;

·         les calendriers pour la formation et le perfectionnement du personnel et des bénévoles qui aideront le public à utiliser les technologies de l'information et les services connexes;

·         l'évaluation globale du projet;

·         la ou les dates d'inauguration prévues,

·         les activités de commercialisation et de promotion;

·         le plan d'action pour la coordination et la gestion de plusieurs sites (s'il y a lieu);

·         les dispositions prévues pour la cession des biens en cas de cessation des activités.

Résultats et mesures du rendement (2 pages)

Décrivez de façon précise les résultats prévus au chapitre du développement économique et social dans la collectivité. Autrement dit, vous devriez être en mesure d'assurer un suivi et de rendre des comptes à la collectivité et aux responsables de l'action  PAC une fois l'an, en indiquant en détail les résultats atteints par le site.

Votre proposition doit faire état des aspects suivants en décrivant les réalisations prévues dans votre collectivité par suite des activités et des services offerts au site :

·         les types de contenu local qui seront élaborés;

·         les compétences acquises ou perfectionnées qui pourront être exploitées;

·         les nouveaux débouchés et les emplois qui seront créés;

·         l'élargissement de l'accès à Internet et de son utilisation;

·         le nombre de jeunes auxquels le site permettra d'obtenir un emploi et d'acquérir des compétences;

·         les activités qui seront offertes au site, par exemple le commerce électronique ou la prestation de programmes et de services gouvernementaux.

Ces avantages sociaux et économiques pour la collectivité doivent être mesurables. Outre les objectifs précis que le site s'efforcera d'atteindre, votre proposition doit faire état de mesures précises du rendement opérationnel qui reflètent les valeurs de base et les activités de chaque site. Il peut s'agir, par exemple, de la date à laquelle une proportion ou un niveau déterminé d'un objectif global sera atteint dans le cadre des activités de votre site.

Chaque rapport ultérieur destiné à l'action PAC indiquera dans quelle mesure votre site se rapproche de tous les objectifs établis pour la période de trois ans prévue pour atteindre la viabilité et l'autonomie financière. Il faut s'efforcer le plus possible de proposer des mesures du rendement réalistes, car c'est à la lumière de votre proposition que seront déterminés tous les éléments qui figureront dans le contrat conclu avec l'action PAC. Les responsables du Programme tiendront compte de ces mesures du rendement avant d'accorder le cofinancement de la deuxième et de la troisième année.

Les mesures du rendement varieront d'un site à l'autre en fonction de la situation et des besoins de la collectivité, mais votre proposition peut établir des objectifs pour tous les éléments suivants ou certains d'entre eux :

·         la croissance en pourcentage de la clientèle cible de chaque site ainsi que la fréquence d'utilisation selon des dates repères;

·         le nombre d'heures consacrées par le personnel à la formation des clients et au perfectionnement de leurs compétences ainsi que le nombre de clients au cours de chaque période;

·         le nombre et le type de services offerts (par exemple, la conception de pages Web ou le courrier électronique) au cours de la période visée;

·         le nombre total d'heures d'ouverture au cours de chaque période;

·         le nombre de donateurs et la valeur des dons en espèces et des contributions en nature provenant des particuliers, des organisations et de la collecte de fonds tenue au cours de chaque période.

·         Le degré d’avancement du projet local par exemple en terme de numérisation des patrimoines.

Annexes

Fournissez en annexe à votre proposition tout autre document, notamment les lettres de soutien et d'engagement officielles ainsi que les états financiers détaillés, le plan de mise en œuvre et les autres plans.

POUR OBTENIR DE PLUS AMPLES RENSEIGNEMENTS

L'équipe Teleparc PAC se fera un plaisir de répondre à vos questions concernant les aspects suivants :

·         le cofinancement accordé par le PAC et la participation de laRégion et du département;

·         le processus de sélection des points d'accès communautaires

·         la préparation des propositions (aide et conseils);

·         les coordonnées d'autres ressources techniques;

·         les dates limites de présentation des propositions;

·         l'adresse où acheminer votre proposition;

·         les autres demandes d'information.

Différents moyens s'offrent à vous pour communiquer avec les responsables de l'action  PAC du programme Teleparc

Programme Teleparc/PAC : CCI du Gers, Place Jean David, BP 181 32004 AUCH

Chef de projet : Michel DEBORD

Téléphone : 05 62 64 03 03 , ou 05 62 61 62 48

Télécopieur : 05 62 63 03 13 ou 05 62 61 62 63

Courrier électronique : Michel.Debord@wanadoo.fr
Site Web : http://www.teleparc.net

Vous trouverez sur le site Web de Teleparc  (http://www.teleparc.net ) d'autres documents et en particulier l'annuaire des connectés à Internet qui vous permettra de repérer tout de suite les habitants de votre collectivité locale qui sont déjà branchés, prenez contact avec eux , ils vont vous aider….